Die Agenten bei WPN Energie.

WPN Energie verkauft Batteriespeicher und Hybrid-Wechselrichter im eigenen Webshop. Der Shop läuft auf Shopify, Aufträge, Lager und Rechnungen in Odoo, Versand über Spirig. Ein Auftrag läuft heute von der Bestellung bis zur Übergabe an den Spediteur, ohne dass jemand etwas abtippt.

Bestell-Agent

Shopify · Odoo · Auftragsbestätigung

Liest die Shopbestellung und die Mails dazu, auch wenn der Kunde nachträglich etwas ändert. Gleicht Kunde, Adressen und Artikel mit Odoo ab, übernimmt die gültige Preisliste und legt den Auftrag an. Bei Erstbestellungen gilt Vorauszahlung: er prüft die Kundenhistorie und bereitet die Rechnung dazu vor. Die Auftragsbestätigung liegt als Mailentwurf in der Sprache des Kunden bereit.

Vorher: Jede Bestellung von Hand aus dem Shop in Odoo übertragen.
Heute: Bestellung lesen, Auftrag prüfen, senden. Bei unklarer Verfügbarkeit oder Produkten, die nicht zusammenpassen, fragt er.
Freigabe: Auftrag und Mail werden vor dem Versand freigegeben.

Logistik-Agent

Lieferschein · Gefahrgut · Seriennummern

Holt die Batteriegewichte aus Odoo und füllt das Beförderungspapier für den Batterieversand aus, mit UN-Nummer und Gefahrgutklasse. Liest die Seriennummern von den Fotos aus dem Lager, gleicht die Anzahl mit der Lieferung ab und trägt sie bei den Geräten ein. Entwirft den Versandauftrag an Spirig, mit Lieferschein und Beförderungspapier, ohne Kundenpreise.

Vorher: Gewichte nachschlagen, Seriennummern von Fotos abtippen, Excel ausfüllen.
Heute: Die Versandunterlagen liegen bei der Lieferung, bevor die Ware gepackt ist. Unleserliche Seriennummern meldet er.
Freigabe: Die Lieferung wird geprüft, bevor der Versandauftrag rausgeht.

Rechnungs-Agent

Fakturierung · QR-Rechnung · Odoo

Erstellt nach dem Versand die Rechnungen mit QR-Zahlteil, prüft Positionen, Preise und Mehrwertsteuer und legt sie mit dem Mailentwurf zur Prüfung bereit. Freigegebene Rechnungen gehen gesammelt am Freitag raus.

Vorher: Rechnungen einzeln schreiben, wenn Zeit dafür war.
Heute: Ein fester Rechnungslauf pro Woche, vorbereitet und geprüft.
Freigabe: Jede Rechnung wird vor dem Versand bestätigt.

Mahn-Agent

Zahlungsabgleich · Mahnwesen

Gleicht offene Rechnungen mit den Zahlungsmeldungen der Bank und mit früheren Erinnerungen ab. Für jeden säumigen Kunden stellt er eine Erinnerung mit den zugehörigen Rechnungs-PDFs zusammen und hält den Stand bei der Rechnung fest.

Vorher: Offene Posten wurden gemahnt, wenn es jemandem auffiel.
Heute: Nichts bleibt unbemerkt offen. Wer schon bezahlt hat, bekommt keine Mahnung.
Freigabe: Mahnungen gehen nur auf Anweisung raus.

Postfach-Agent

E-Mail · Kundenanfragen · Lieferanten

Geht das Postfach durch, beantwortet Kundenfragen nach den Regeln des Betriebs: kurz, zur Sache, mit dem nächsten Schritt. Er kennt die Preisliste und gewährt keine Rabatte, die nicht drin sind. Hält er eine Ausnahme für sinnvoll, macht er einen Vorschlag. Lieferantengutschriften und Datenblätter legt er dort ab, wo sie hingehören.