Alle Referenzen Gebrüder Spiegel AG

Die Agenten bei Gebrüder Spiegel.

Die Gebrüder Spiegel AG handelt seit 1884 mit Maschinen für die Blechbearbeitung. Acht Mitarbeitende im Innen- und Aussendienst arbeiten mit einem eigenen Agenten. Er hat die gleichen Zugriffe wie sie, arbeitet in Odoo, Microsoft 365 und WordPress und gibt nichts ohne Freigabe heraus.

Spesen-Agent

Spesenabrechnung · Kreditkarten · Belege

Bekommt die Belege eines Mitarbeitenden als Fotos, Scans oder PDFs, wild gemischt, und die Kreditkartenabrechnung dazu. Liest die Belege, erkennt Doppelte, ordnet sie den Zahlungen zu und trägt die Mehrwertsteuer nach Satz ein. Erstellt die Abrechnung in der Firmenvorlage, nummeriert die Belege und legt alles im Monatsordner ab.

Vorher: 8 bis 12 Stunden pro Monat, für alle Mitarbeitenden zusammen.
Heute: Unter einer Stunde. Fehlende oder unleserliche Belege meldet er, statt zu raten.
Freigabe: Die Buchhaltung prüft Abrechnung und Deckblatt.

Postfach-Agent

E-Mail · Outlook · Odoo

Geht mit dem Mitarbeitenden das Postfach durch. Zu jeder Mail holt er den Zusammenhang aus Odoo und aus früheren Mails, schlägt vor, was zu tun ist, und schreibt den Antwortentwurf. Erledigtes archiviert er, Offenes bleibt sichtbar.

Vorher: Mails, die Tage liegen blieben, weil die Informationen aus drei Systemen zusammengesucht werden mussten.
Heute: Das Postfach ist am Morgen leer. Antworten gehen am selben Tag raus.
Freigabe: Jeder Entwurf wird gelesen, bevor er versendet wird.

Offerten-Agent

Verkauf · Odoo · Produkt-Konfigurator

Aus einer Kundenanfrage sucht er Kunde, Maschine und Optionen heraus. Wo die Anfrage zwei Wege offen lässt, fragt er, statt zu entscheiden. Dann legt er die Offerte im Konfigurator an, mit Preisen, Rabatten und der Sprache des Kunden, und öffnet sie zur Prüfung.

Vorher: Eine bis zwei Stunden für eine Offerte, wenn Fremdsprache, Rabatte oder mehrere Preislisten im Spiel waren.
Heute: Der Entwurf steht, bevor der Verkäufer den Kaffee geholt hat. Er prüft und ergänzt, statt zu tippen.
Freigabe: Der Verkauf gibt jede Offerte frei.

Aussendienst-Agent

CRM · Sprache · unterwegs

Nimmt Anweisungen per Sprache entgegen, im Auto zwischen zwei Besuchen: «Geh in den Deal, schreib die Mail, mach die Notiz, gib es an Urs weiter.» Er schreibt die Gesprächsnotiz beim Kunden in Odoo, setzt den nächsten Kontakttermin und entwirft die Mail. Für Reiseplanung stellt er eine Karte aller Kunden nach Produktgruppe, Marke oder Kanton zusammen.

Vorher: Notizen abends am Laptop, oder gar nicht.
Heute: Der Besuch ist im CRM, bevor der nächste beginnt.
Freigabe: Jede Aktion wird auf dem Handy bestätigt.

Artikel-Agent

Artikelstamm · Lieferantenpreise · Übersetzungen

Nimmt ein Lieferantenangebot als PDF oder Excel und stellt Preise, Rabatte, Steuern, Lieferzeiten und Artikelnummern nach den Hausregeln zusammen. Vor dem Import zeigt er alles in einer Prüfliste. Produktnamen und Verkaufstexte übersetzt er auf Französisch, Italienisch und Englisch.

Vorher: Preislisten abtippen, Übersetzungen aufschieben.
Heute: Eine Preisliste ist am gleichen Tag im System, mit Dublettenprüfung und in vier Sprachen.
Freigabe: Der Innendienst prüft die Liste vor dem Import.

Kontakt-Agent

Kontakte · Handelsregister · Anruflisten

Aus einer Visitenkarte, einer E-Mail-Signatur oder einem Screenshot erfasst er Firma und Kontaktperson. Vorher prüft er, ob die Firma schon da ist, und holt Firmenname und MWST-Nummer aus dem Handelsregister. Neue Anruflisten für den Verkauf gleicht er mit bestehenden Kunden und Verkaufschancen ab.

Vorher: Doppelte Kontakte und Firmen, die es nicht mehr gibt.
Heute: Ein Foto der Visitenkarte reicht. Gelöschte Firmen fallen vor dem Anruf auf.
Freigabe: Bei mehreren Treffern fragt er, statt zu wählen.

Service-Agent

Serviceanfragen · Field Service · Odoo

Aus einer Mail, einem Anruf oder Fotos vom Typenschild eröffnet er das Serviceticket: Kunde und Maschine zugeordnet, Fotos angehängt, Mailtext als Notiz abgelegt. Für die Antwort liest er die bisherige Korrespondenz zur Maschine.

Vorher: Suchen, welche Maschine bei welchem Kunden steht.
Heute: Das Ticket steht, während das Telefonat noch läuft.
Freigabe: Der Service prüft die Zuordnung und die Antwort.

Personal-Agent

Absenzen · Ferien · Odoo

Bekommt das gescannte Absenzformular, ordnet den Mitarbeitenden zu, prüft Überschneidungen und Zeitguthaben und erfasst den Antrag in Odoo.

Vorher: Formular abtippen, Guthaben nachschauen.
Heute: Ein Foto vom Handy reicht, auch der Auftrag kommt vom Handy.
Freigabe: Die Vorgesetzten genehmigen wie bisher.

Marketing-Agent

Newsletter · Texte · Website · Videos

Schreibt den Newsletter aus dem, was im Betrieb gerade läuft: neue Maschinen, Occasionen, Messen. Verfasst Produkttexte und Beiträge im Ton des Hauses. Baut aus Maschinendaten und Fotos die Detailseite einer Occasionsmaschine mit Galerie auf der Website und nimmt verkaufte Maschinen wieder heraus.

Für die EuroBLECH 2026 und den Showroom hat der Verkauf mit ihm vier Clips gemacht, an einem Nachmittag. Der Agent kannte die Maschinen, die Teamfotos und die Messedaten schon, weil er bei Spiegel arbeitet.

Vorher: Newsletter, wenn Zeit war. Website über die Agentur. Videos gar nicht: «Wir haben kein Marketing mehr, das Gas gibt.»
Heute: Der Newsletter ist als Entwurf da, die Maschine am gleichen Tag online, die Messe-Clips kommen aus dem Verkauf.
Freigabe: Nichts geht raus oder online, bevor es gelesen ist.